Politique de gestion des données personnelles (20/04/2021)

L’Association Professionnelle COSMED (dont les coordonnées figurent à la fin de cette politique de gestion des données personnelles) représente des entreprises adhérentes des métiers de la filière cosmétique en France, essentiellement des TPE, PME et ETI (marques propres principalement, mais aussi fournisseurs, façonniers, laboratoires d’expertise…).
Dans le cadre de son activité, COSMED est amenée à collecter et traiter un certain nombre de données personnelles concernant ses interlocuteurs personnes physiques au sein des entreprises adhérentes, des clients, des partenaires ou plus généralement ses contacts, dans l’exercice de leurs fonctions, à des fins professionnelles.
COSMED attache la plus grande importance à la protection de la vie privée et des données personnelles de ses interlocuteurs ainsi qu’au respect de la réglementation en vigueur.
Le traitement de ces données par COSMED en qualité de responsable de traitement est réalisé selon les modalités décrites ci-dessous.

➢ Quelles données personnelles collectées et pourquoi ?

1. Adhérents et clients
COSMED collecte les données personnelles concernant ses adhérents et/ou clients et leurs collaborateurs, sur le site Internet dans le cadre de la vente en ligne ou sur le bulletin d’adhésion ou bon de commande, dans le cadre de la gestion de l’association et de la réalisation de ses missions (actions de représentation, veille règlementaire et fourniture de documentations, Certificat de Vente libre, formations, HA COSMED, évènements et manifestations).

Finalités et base juridique : le traitement de ces données personnelles des adhérents est nécessaire pour permettre à COSMED de gérer l’adhésion de ses membres et plus généralement le fonctionnement de l’association.
Le traitement des données personnelles des clients (adhérents ou non) dans le cadre de la souscription à l’abonnement, de l’inscription aux formations, évènements, de la délivrance de CVL, du référencement des fournisseurs et plus généralement à la souscription de tout service disponible sur le site Internet est nécessaire pour la fourniture des services, la gestion des commandes et du paiement et plus généralement la gestion des relations entre COSMED et le client.

Le traitement de ces données personnelles permet également la gestion par COSMED de l’espace de connexion sur le site internet.
Le traitement est fondé sur l’exécution du contrat d’adhésion et de la commande et le respect par COSMED de ses obligations légales.
Toute personne ne souhaitant pas fournir les informations identifiées comme obligatoires ne pourra adhérer à COSMED ou passer commande pour les services.
De plus, les données personnelles permettent à COSMED la gestion de son fichier contacts et de l’association pour les finalités prévues au point 3.

2. Fournisseurs et partenaires de COSMED
   COSMED peut collecter les données personnelles concernant ses fournisseurs et partenaires dans le cadre de l’exécution des contrats avec ces derniers.

Finalités et base juridique : le traitement de ces données personnelles est nécessaire pour permettre à COSMED la gestion du contrat et des échanges avec le fournisseur ou partenaire.
Le traitement est fondé sur l’exécution du contrat et le respect par COSMED de ses obligations légales.
De plus, les données personnelles permettent à COSMED la gestion de son fichier contacts et de l’association pour les finalités prévues au point 3.

3. Gestion des contacts et de l’association
COSMED pourra collecter et traiter des données dans différents cadres :

• Sur le formulaire de contact sur le site Internet www.cosmed.fr
• Lors d’échanges entre COSMED et la personne concernée par e-mail ou par téléphone notamment
• Sur le formulaire de contact mis en ligne lors de la publication annuelle de l’Annuaire de l’industrie cosmétique – France –
• Lors de la collecte par COSMED de données publiques (nom, prénom, fonction, adresse e-mail, numéro de téléphone éventuellement), notamment sur Internet ou dans la presse.

Finalités et base juridique : le traitement des données personnelles des contacts, adhérents, clients, fournisseurs et partenaires de COSMED est nécessaire pour permettre à COSMED de :Fournir les informations demandées par la personne concernée le cas échéant lors d’une demande de renseignementsGérer son fichier de contacts, prospects et partenairesOrganiser les évènements, webinar, activités et manifestationsEnvoyer des communications et informations concernant les activités de COSMED et la filière cosmétiqueRéaliser des enquêtes et sondages dans le cadre de l’objet de l’association
Ce traitement est fondé sur les intérêts légitimes de COSMED aux fins de l’exercice de son activité et de réalisation des objectifs de l’association. La personne concernée pourra s’opposer au traitement de ses données dans ce cadre à tout moment sur demande auprès de COSMED.
Toute personne ne souhaitant pas fournir les informations identifiées comme obligatoires ne pourra bénéficier des activités organisées et des informations envoyées par COSMED.

4. Annuaires
   COSMED pourra traiter et publier des données personnelles pour réaliser la diffusion de l’Annuaire des Adhérents, de l’Annuaire de l’industrie cosmétique – France et de l’Annuaire des Fournisseurs.
   Pour la publication de l’Annuaire des Adhérents sur le Site Internet, le traitement des données personnelles est fondé sur l’intérêt légitime de COSMED de publier un annuaire de ses adhérents, notamment pour mettre en place des systèmes d’échanges entre adhérents et faire valoir la représentativité de l’association. Le nom et prénom du collaborateur désigné (service achats) est accessible librement sur le Site Internet. Le numéro de téléphone et l’adresse email sont accessibles uniquement auprès des adhérents connectés sur le Site Internet via leur espace.
   Politique de confidentialité COSMED 3
   Toute personne a le droit de s’opposer pour des motifs légitimes à la publication de ses données personnelles dans le cadre de cet annuaire sur demande auprès de COSMED. COSMED pourra limiter la publication au nom de l’entreprise et données concernant cette dernière à l’exclusion de données identifiant une personne physique.
   Pour la publication de l’Annuaire des Fournisseurs sur le Site Internet, le traitement des données personnelles est fondé sur le contrat conclu entre COSMED et le fournisseur dans la mesure où la publication de ses coordonnées est nécessaire pour le référencer dans le cadre du service rendu. Les coordonnées sont accessibles uniquement auprès des adhérents connectés sur le Site Internet via leur espace.
   Pour l’édition et la diffusion de l’Annuaire de l’industrie cosmétique – France, le traitement des données personnelles est fondé sur le consentement de la personne concernée (adhérent ou non à COSMED). En cas de refus, COSMED pourra limiter la publication au nom de l’entreprise et données concernant cette dernière (à l’exclusion de données identifiant une personne physique). La personne concernée pourra retirer son consentement à tout moment sur demande auprès de COSMED aux coordonnées indiquées ci-dessous.

➢ Comment les données Personnelles sont-elles traitées ?
Les données personnelles font l’objet d’un traitement par COSMED en qualité de responsable de traitement pour les finalités exposées ci-dessus.

COSMED s’engage à ne pas les utiliser dans un autre cadre, ni à les transmettre à des tiers, en dehors des cas prévus dans cette politique de gestion des données ou après information et, si nécessaire, consentement de la personne concernée.

Destinataires : Les données personnelles pourront être communiquées par COSMED à ses administrateurs, son personnel et à ses fournisseurs (notamment, pour l’hébergement, le service de messagerie, la réalisation d’enquêtes, l’envoi des newsletters et alertes règlementaires, l’accueil des participants aux congrès et évènements, l’organisation des formations, l’organisation des webinars, le paiement en ligne), y compris certains prestataires transférant les données en dehors de l’Union européenne dans des pays ne faisant pas l’objet d’une décision d’adéquation de la Commission européen (par exemple l’envoi des alertes réglementaires, des newsletters et l’outil pour les Webinars).
Lorsque les données personnelles des contacts sont collectées pour l’organisation d’évènements, d’activités ou de manifestation, celles-ci pourront être transférées aux prestataires en charge de l’organisation ou l’animation de l’évènement pour la préparation et le bon déroulement de l’intervention.

COSMED prend toutes les mesures pour exiger de ces destinataires et sous-traitants la conformité aux réglementations applicables et, le cas échéant, que les transferts en dehors de l’Union européenne soient basés sur un niveau adéquat de protection ou des garanties suffisantes, pour lesquelles les personnes concernées peuvent obtenir une copie sur demande à COSMED. Plus d’informations sont disponibles sur demande auprès de COSMED.

De plus, COSMED pourra être amenée à communiquer les données personnelles traitées à des tiers autorisés dans le cadre du respect d’une obligation légale, sur demande d’une autorité judiciaire, administrative ou publique, ou encore en application d’une décision judiciaire ou administrative.

Conservation et archivage : les données personnelles sont conservées en base active pour les finalités exposées ci-dessus pour la durée nécessaire à la réalisation de ces finalités, à savoir :Les données collectées dans le cadre de l’adhésion, d’un contrat ou d’une commande, pour la durée de l’adhésion ou du contrat
Les données personnelles utilisées à des fins de gestion du fichier de contacts et partenaires sont conservées pendant une durée de trois ans à compter du dernier contact entre COSMED et la personne concernée.
Les données personnelles collectées pour l’exécution d’un contrat sont archivées pour la durée nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice, équivalent à la durée de prescription applicable aux obligations entre COSMED et la personne concernée.
COSMED fait ses meilleurs efforts pour conserver et archiver ces données personnelles dans des conditions de sécurité appropriées dans le respect des dispositions applicables, selon les moyens actuels de la technique.

➢ Quels droits sur les données personnelles communiquées ?
Toute personne ayant communiqué des données personnelles à COSMED dispose des droits suivants sur celles-ci :
− Un droit d’accès aux données (savoir si un traitement de données est réalisé et si oui, des informations sur ce traitement et la copie des données traitées) et de rectification en cas de données inexactes ;
− Un droit à l’effacement des données (« droit à l’oubli ») sauf lorsque le traitement est nécessaire pour le respect d’une obligation légale ou l’exercice de droits en justice et un droit à la limitation du traitement dans les cas prévus par la réglementation en vigueur ;
− Le droit de définir des directives relatives au sort de ses données à caractère personnel après sa mort ;
− Le droit à la portabilité des données brutes fournies à COSMED ;
− Le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité compétente (notamment la CNIL en France) ;
− Le droit de s’opposer à la réception de newsletters et e-mails d’informations, le droit de s’opposer, pour les adhérents, à la publication de données à caractère personnel dans l’Annuaire des Adhérents, et plus généralement, le droit de s’opposer au traitement des données basé sur l’intérêt légitime de COSMED ;
− Le droit de retirer son consentement pour la publication dans l’annuaire ou la diffusion des photographies liées à des évènements (sauf évènements d’actualités ou élus dans l’exercice de leurs fonctions).
Ces droits peuvent être exercés par e-mail ou par courrier postal auprès de COSMED aux coordonnées ci-dessous.
Ces droits devront être exercés dans les conditions prévues par la règlementation en vigueur. En particulier, il pourra être demandé un justificatif d’identité en cas de doute sur l’identité de la personne

➢ Coordonnées de COSMED
COSMED
Les Ocres de l’Arbois – Bâtiment B
495 rue René Descartes
13100 AIX EN PROVENCE
E-mail : contact@cosmed.fr